סדרי עדיפויות

בכתבה הקודמת התחלנו לדבר על סדרי עדיפויות ועל המודל של אייזנהאואר שמחלק את המשימות על פי הקריטריונים דחוף וחשוב, כך שיש ארבעה סוגי משימות וכל סוג הוא שלב אחר בסדר היום שלנו: חשוב ודחוף – שלב העבודה; חשוב ולא דחוף – שלב ההשקעה; לא חשוב ודחוף – שלב ההטעיה; לא חשוב ולא דחוף – שלב הבזבוז.

מה התוצאות שנקבל מביצוע הפעילויות בכל שלב?

מטלות ברבע הראשון – שלב העבודה ("חשוב ודחוף") נותנות הרגשה של סטרס, דחק, שחיקה ותחושת כיבוי שרפות תמידית.

משימות ברבע השני – שלב ההשקעה ("חשוב ולא דחוף") נותנות תוצאות של איזון, שליטה, משמעת עצמית.

פעילויות ששייכות לרבע השלישי והרביעי ("לא חשוב ודחוף"; "לא חשוב ולא דחוף") נותנות תוצאות של חוסר אחריות מוחלטת, תלות באחרים, תחושת בזבוז ואף יכולות להביא לתוצאות שליליות משמעותיות כמו פיטורין.

כעת יש לנו מידע על כל שלב ומה סוג הפעילויות המצוי בו. איך משתמשים בכלי הזה כדי לדעת לתעדף נכון את כל המשימות?

השלב הראשוני הוא לכתוב את שלל הפעולות היומיומיות ואז למיין ולהגדיר כל אחת לאיזו קטגוריה היא שייכת.

לאחר שבכל רבע יש לנו את סוג המשימות השייך אליו, נתייחס למשימות בהתאם לשלב שהרבע הזה מבטא:

חשוב ודחוף: להתחיל במשימה באופן מידי. תוך 5 שניות על מנת למנוע התנגדות.

חשוב ולא דחוף: לקבוע תאריך יעד לסיום.

לא חשוב ודחוף: ביצוע ע"י מישהו אחר או ביצוע מידי וקצר – במידה ומתאפשר.

לא חשוב ולא דחוף: להתעלם.

השאיפה היא לצמצם את הרבעים הפחות יעילים ולהשקיע ברבע העליון השמאלי – שלב ההשקעה. לשם כך יש צורך לצמצם את הרבעים התחתונים – השלישי והרביעי. בשלב בראשון קשה להתעלם מהרבע הראשון – שלב העבודה, אך ככל שנשקיע יותר ויותר ברבע השני – כך תצטמצם רשימת הפעילויות ברבע הראשון. יש לזכור כי "דחוף" זהו חשוב שלא נעשה בזמנו. זהו כלל שתקף בדרך כלל לרב הפעולות ברביע הזה. ברגע שרב הפעולות יתבצעו ברבע השני, החשוב ולא דחוף, לא יהיו פעולות רבות שיגיעו לרבע החשוב ודחוף. מה שמפעיל אותנו כבני אדם הם הרבעים הימניים – הראשון והשלישי כיוון שהם הדחופים. כדי להשקיע ברבע השני חייבים להיות פרואקטיבי, ליזום וליצור, וללמוד לומר לא לפעילויות אחרות, למרות שהן נדמות לנו כדחופות.