דואר נע

מעניינות? חברים בפורומים מקצועיים וחשוב לכם מאד להיות בעניינים? 

נרשמתם לחיזוק רוחני ולימוד הלכה שאינכם מעוניינים להפסיד?

וממש ממש במקרה – יש לכם גם מיילים שקשורים, איך לא, לעבודה בעצמה?

כמה טוב שתיבת המייל שלנו יכולה לסדר את עצמה…

הנה ארבעה תהליכי העבודה לארגון תיבת המייל כדי שהיא תשרת אותנו ביעילות ובנוחות.

גילוי נאות, ההצעות מתאימות לממשק של .gmail

ארגון בתיקיות:

ישנם מיילים רבים שקיבלנו, קראנו או טיפלנו, וכעת יש צורך לשמור אותם. לשם כך נועדו התיקיות שבהן ניתן לשמור מיילים לפי קטגוריות. כאשר פותחים את התיקיות כדאי לחשוב מראש על צורת  העבודה ולבנות את התיקיות בצורה הגיונית. מומלץ לפתוח מספר תיקיות ראשיות, ובתוכן לפתוח תיקיות משנה מחולקות על פי נושאים כדי לא להעמיס על העין, וכדי שיהיה קל לאתר את התיקייה הנצרכת.

לדוגמא: תיקיות ראשיות יכולות להיות: לקוחות, חומר מקצועי, לימודים, פורומים, וכו', ובתוך כל תיקיה ראשית נפתח תיקיות משנה על פי הצורך.

איך עושים את זה?

מסמנים את המייל ולוחצים על שיוך לקטגוריה בסרגל הכלים העליון של המייל. לאחר הלחיצה נפתחת חלונית, שבחלקה התחתון יש תווית חדשה. ממלאים את שם התווית החדשה, ואם היא תיקיה משנית שאמורה להיות בתוך תיקייה ראשית מציינים מהי תווית האב, ולוחצים על אישור. לאחר יצירת התיקייה, בכל פעם שתרצי להעביר את המייל לתיקייה שלו, כאשר תחלצי על שיוך לקטגוריה תוכלי לבחור את התיקייה הרצויה מתוך הרשימה.

ניהול פורומים:  

ישנם פורומים שונים, החל מקבוצות לימודים, נטוורקינג ומשפחה וכלה בפורומים מקצועיים הקשורים לעבודה או לתחומי ענין. הפורומים מטיבם יכולים להציף את המייל ולגרום להסחות דעת מהעבודה השוטפת, לכן מומלץ להגדיר מראש שהם יוכנסו לתיקיה הרלוונטית. ניתן לבחור אם המיילים "ידלגו" על הדואר הנכנס בדרכם לתיקיות, ואז את נכנסת לתיקיה מתוך בחירה בזמנך הפנוי, או שהם יופיעו בדואר הנכנס במקביל לכניסתם לתיקיה.

למה זה כדאי?

גם אם את בוחרת שכל המיילים שלך יופיעו בדואר הנכנס, עדיין שווה לך ליצור מסננים לפורומים. יש אפשרות לצבוע את התיקיות בצבע מסוים, ואז כל המיילים בדואר הנכנס השייכים לתווית הזו יצבעו גם הם בצבע הנבחר. היתרון הוא שאת רואה במבט על אילו מיילים שייכים לפורומים (ולאיזה פורום) ואילו מיילים שייכים לעבודה, וכך את יודעת בדיוק על מה את עובדת.

איך עושים את זה?

בשורת החיפוש למעלה יש חץ בצד שמאל. כאשר לוחצים עליו נפתח חלון. בשורה כולל את המילים מכניסים את כתובת המייל שאת כל המיילים הקשורים אליה רוצים להכניס לתוך תיקייה ייעודית. לוחצים על מסנן חדש ובחלונית הבאה מסמנים החל את התווית. שם בוחרים תיקיה שכבר קיימת במייל או שפותחים תיקיה חדשה עבור המסנן הזה. אם את רוצה שהמיילים יכנסו ישירות לתיקייה וידלגו על הדואר הנכנס, סמני בנוסף גם את האפשרות דילוג על תיבת דואר נכנס (העבר לארכיון) לאחר מכן לוחצים על מסנן חדש ומעכשיו כל מייל רלוונטי יסומן לאיזו תיקיה הוא שייך.

איך צובעים את התיקיות? כשעומדים על התיקייה יש בצד שמאל שלש נקודות אחת על השנייה. לוחצים עליהן ולמעלה כתוב צבע תווית. בוחרים בצבע הרצוי ומעתה כל המיילים השייכים לתווית זו בדואר הנכנס יהיו צבועים בצבע זהה.

טיפול מאוחר יותר:

לאחר שהמיילים המיותרים נמחקו, אלו המיועדים לשמירה ולקריאה בזמן הפנוי שוכנים לבטח בתיקיותיהם, המיילים שנותרו בדואר נכנס הם כאלו הדורשים את תשומת הלב והטיפול שלנו. חלקם מיועדים לטיפול מידי או כמעט מידי, וחלקם נמצאים כדי להזכיר לנו פעילויות מסוימות, או כאלו שנוכל לטפל בהם רק בזמן מאוחר יותר. לשם כך נוכל להשתמש באופציה של טיפול בהמשך, וכך לפנות את הדואר הנכנס ממיילים שלא זקוקים לטיפול שלנו הרגע.

חשוב לי לציין שמומלץ להשתמש באופציה הזו רק עבור מיילים שמבחינה אובייקטיבית אין לנו אפשרות לטפל בהם כרגע, ולא לנצל את האפשרות כדי לספק את יצר הדחיינות…

איך עושים את זה?

בסרגל הכלים של המייל יש אייקון של שעון שנקרא לטיפול בהמשך. כאשר נלחץ עליו נקבל מספר אופציות שנוכל לבחור מבניהם: יותר מאוחר היום, מחר, בהמשך השבוע, בסוף השבוע או בשבוע הבא. יש גם את האופציה של בחירת תאריך ושעה בה תוכלי לבחור את התאריך והשעה המדויקים בהם המייל יקפוץ בתיבת הדואר הנכנס. בינתיים, עד אז, הוא ימתין בתיקייה לטיפול בהמשך.

סדר צבעוני:

מי מאתנו שיש לה תפיסה חזותית תתחבר מאוד לטיפ הזה. גם מי שהחלק החזותי שלה פחות דומיננטי לא תוכל להתעלם מהסדר והארגון שהטיפ הזה יעשה בתיבת המייל. ישנה אופציה לסמן את המייל בכוכב צהוב, או להסיר אותו כאשר אין לנו צורך בתשומת לב מיוחדת. זוהי ברירת המחדל. למעשה יש אפשרות להשתמש בכוכבים בשישה צבעים ובעוד שישה אייקונים, כך שניתן לסמן מייל שדורש שיחת בירור בצבע אחד, המתנה לתשובה בצבע שני, אישור סופי בצבע שלישי וכן הלאה. אפשר לתת סימון מיוחד לכל נושא, צבע לכל לקוח, או כל צורת עבודה אחרת שנוחה לך.

איך עושים את זה?

לוחצים על גלגל השיניים בצד שמאל של המסך ואז על הגדרות. בלשונית כללי גוללים למטה עד כוכבים, שם בוחרים באופציה של כל הכוכבים. לאחר שמירת השינויים תוכלו ללחוץ ליד המייל על סמל הכוכב שוב ושוב עד שהוא ישתנה לצבע הרצוי עבורכם.