טכניקת פומודורו

טכניקת פומודורו

כיוון שאנשים מתמודדים עם קושי לבצע משימות, וגם אם מתחילים במשימה מתקשים להתמיד בה הם זקוקים לדרך פשוטה ומובנית לשפר את הרגלי העבודה שלהם. גם פרנצ'סקו קירילו, מפתח ויזם נתקל בתסכול הזה ופיתח שיטה שנקראת טכניקת פומודורו  (Pomodoro Technique).

מדובר בחלוקת זמן מוגדרת ומובנית: 25 דקות עבודה ממוקדת ואפקטיבית, ולאחריהן – 5 דקות הפסקה. לאחר ארבעה סבבים כאלו – יוצאים להפסקה ארוכה יותר (15-30 דקות).

איך זה עובד?

1. בוחרים משימה אחת שמעריכים שניתן לסיים אותו ב"פומודורו" אחד.

הבחירה תיעשה על פי סדרי עדיפויות וחשיבות של המשימות.

2. מפעילים טיימר ל25 דקות בדיוק ומתחילים לעבוד.

בזמן הזה – עובדים. גם אם יש טלפונים או מישהו מבקש את העזרה – אומרים לו באדיבות: יש לי עוד 10 דקות עד שאוכל להתפנות אליך. אם תוך כדי עבודה עולה מחשבה מציקה – רושמים את הנושאים שעולים על דף בצד בשביל לפנות את המחשבה ולהתרכז במשימה.

3. עובדים על המשימה על שהטיימר מצלצל.

גם אם ההערכה לא הייתה נכונה והמשימה ארוכה יותר – ברגע שהטיימר מצלצל מפסיקים מיד.

4. מכוונים את הטיימר לחמש דקות ויוצאים להפסקה.

ההפסקה צריכה להיות אמיתית. לא ממשיכים לחשוב על העבודה והמשימות, אלא יוצאים לסיבוב התאווררות, שותים, לוקחים משהו לאכול או מדברים עם מישהו במשך 5 דקות בדיוק.

5. הטיימר צלצל? חוזרים לעוד פומודורו של 25 דקות.

עובדים עם עוד אנשים והצלצולים מפריעים? אפשר להשתמש ברטט, הבהוב או הודעה שקופצת על מסך המחשב.

6. לאחר 4 פומודורו (סבב של 25 דקות עבודה + 5 דקות הפסקה) יוצאים להפסקה ארוכה ומשחררת יותר של רבע עד חצי שעה.

למה פומודורו?

בהתחלה השיטה יכולה להרגיש מאולצת מידי, אך כדאי לתת לה צ'אנס, ואחרי מספר התנסויות היא נהפכת לטבעית וקלה יותר. יש לה יתרונות רבים שלא כדאי לפספס:

• ריכוז ומיקוד. יש משימה אחת, מוגדרת, שעומדת על הפרק ורק בה מתעסקים.
• הגברת מוטיבציה. כאשר יש טווח זמן מוגדר קל יותר להתיישב על משימה ולסיים אותה עד תומה. מדובר ביחידת זמן שלא גדולה מאוד ולכן פחות מייאשת.
• עבודה מהירה יותר. כמו בכל פעם שמציבים דד-ליין – יש פחות נטייה לחלמנות והתמרחויות. צריך לסיים עד תום הזמן המוקצב.
• הגברת היעילות. ההפסקות התכופות מונעות את העייפות והשחיקה ונותנות אנרגיה לקראת המשימה הבאה.
• מודעות ושליטה על הזמן. השיטה מסייעת להעריך בצורה ריאלית את הזמן הנדרש לביצוע משימות וככל שיותר מנוסים בה ולומדים ממשימות העבר, ההערכות הופכות להיות יותר מדויקות, וכבר מתחילים לחשב כמה פומודורו צריך כדי לסיים את המשימה בהצלחה.